Márcio Pires de Moraes, profissional experiente na área de análise financeira e composição de custos, alude que muitos problemas de eficiência empresarial não decorrem de escassez de recursos, mas sim da falta de clareza quanto à definição de responsabilidades. Quando a responsabilidade por uma decisão não está claramente definida, a resposta tende a demorar mais, e o custo dessa demora raramente aparece de forma direta.
A necessidade de aprovação por múltiplos setores antes da tomada de pequenas decisões, a sobreposição de funções e a dependência mútua entre áreas para a atuação são sintomas recorrentes desse tipo de questão de governança, mesmo em empresas de porte médio.
Ao longo do presente artigo, torna-se mais evidente a maneira como a ausência de clareza acerca da responsabilidade compromete diretamente a eficiência e o resultado financeiro de uma empresa ao longo do tempo.
O que acontece quando ninguém sabe, com clareza, quem decide?
A centralização excessiva de decisões em uma única pessoa pode, em tese, parecer controle, mas, na prática, cria um gargalo de decisão. Enquanto não obtivermos uma resposta, todas as operações dependentes dessa escolha ficarão paralisadas, mesmo que a resposta pareça simples.
O oposto também gera problema. Em situações nas quais diversas pessoas têm autoridade parcial sobre um determinado tema, as decisões tendem a ser adiadas, revistas ou contestadas depois de já implementadas, o que consome tempo e gera retrabalho evitável. Nesse ponto, Márcio Pires de Moraes faz notar que o custo não se apresenta como uma linha de despesa. Esses resultados podem ser interpretados como oportunidades perdidas, prazos excedidos ou decisões tomadas tarde demais para influenciar o resultado financeiro.
Uma proposta comercial que necessita de três assinaturas antes de ser enviada ao cliente, por exemplo, pode perder a janela de negociação enquanto aguarda aprovação, mesmo que o conteúdo da proposta já estivesse pronto e correto desde o início.
Como a clareza de papéis afeta diretamente o resultado financeiro?
O profissional de análise financeira e composição de custos, Márcio Pires de Moraes, retrata que, mesmo que uma aprovação extra em um processo de decisão pareça apenas uma formalidade, ela representa um custo. Esse custo é evidenciado em tempo de equipe, em oportunidade de mercado e, frequentemente, em decisão financeira tomada de forma tardia, o que compromete o efeito esperado.
Empresas com papéis bem definidos tendem a tomar decisões mais rapidamente, pois cada indivíduo sabe exatamente até onde pode agir de forma independente e quando precisa envolver outra área ou nível hierárquico na decisão. A clareza mencionada não isenta a necessidade de aprovação em casos de decisão de fato relevantes, porém evita que decisões de baixo impacto sigam o mesmo caminho burocrático de decisões estratégicas.
A separação do que demanda aprovação formal do que pode ser decidido diretamente por quem está mais próximo do problema costuma reduzir o tempo médio de resposta da empresa, sem abrir mão do controle sobre as escolhas que realmente importam.
É imprescindível destacar que, de acordo com Márcio Pires de Moraes, empresas que fazem essa separação com clareza também reduzem o desgaste interno gerado por decisões que voltam e avançam várias vezes entre diferentes níveis hierárquicos antes de serem, de fato, colocadas em prática.
Diagnóstico honesto da tomada de decisão é chave para melhorar resultados financeiros
Márcio Pires de Moraes conclui que a revisão periódica das responsabilidades por cada tipo de decisão geralmente resulta em uma maior eficiência do que a implementação isolada de novos processos ou sistemas de controle. Esse tipo de revisão exige honestidade quanto ao diagnóstico da estrutura de decisão e a disposição para redistribuir responsabilidades, mesmo quando isso implica reduzir o controle centralizado em algum ponto da empresa.
A clareza sobre quem decide não se trata apenas de uma questão organizacional. Trata-se de uma condição essencial para que decisões financeiras e operacionais sejam tomadas no momento oportuno, quando ainda fazem diferença para o resultado. Empresas que realizam a revisão periódica dessa estrutura frequentemente percebem que uma parcela significativa da lentidão atribuída à falta de recurso ou de sistema é, na verdade, consequência de um processo de decisão mal delineado.
Em suma, esse tipo de ajuste geralmente não demanda investimento financeiro significativo. É imprescindível ter disposição para identificar onde a estrutura de decisão está travada e vontade de redesenhá-la de forma mais direta e objetiva.
